1.2 Gruppe 1: Personen- und Körperschaftseintragung

      1. #100 Person
      2. #120 Körperschaft

#100 Person

Identnummer oder Name im Klartext mit Teilfeld für Funktionskennung

Das Feld ist wiederholbar: #100A#100Z, #100a#100z. Demnach sind 53 Personen nachweisbar. Dies müßte ausreichen. Werden Anwendungen bekannt, die mehr Personeneintragungen erfordern, kann ein wiederholbares Zusatzfeld eingerichtet werden. In der Abfrageliste wird Feld #100 so oft vorgelegt, bis keine Eintragung mehr vorgenommen wird.

Auswertung: Text: ja – Register: 1.

Bei der optionalen Anzeige der „normierten Sucheinstige“ für Personen und Körperschaften werden die Personen aus #100a#100z nicht berücksichtigt.

In den Ausgabeformaten wird über die Identnummer die Ansetzungsform des Namens aus dem Stammsatz geholt, im ersten Versuch über Feld #801, ist dieses nicht vorhanden über Feld #800. In Feld #801 des Personen- oder Körperschaftsstammsatzes steht die lokale Ansetzungsform in bewußter Abweichung von der regelwerksgerechten Normansetzung (in Feld #800) oder eine vorläufige Ansetzungsform. Im zweiten Fall ist #800 also nicht besetzt. Eine regelgerechte Ansetzung für den Datentausch ist eventuell in #800aff vermerkt worden.

Bei der Besetzung des Feldes haben Sie drei Möglichkeiten:

  1. Sie tragen nur die Nummer ein;
  2. Sie tragen nur den Namen im Klartext ein;
  3. Sie tragen Namen und Nummer ein.

Sie müssen sich entscheiden: Wollen Sie mit Stammsätzen arbeiten oder nicht? Meines Erachtens gibt es für denjenigen, der Unikate katalogisiert und Objekte eindeutig identifizierten Personen zuweisen muß, eine gewisse Notwendigkeit, Stammsätze anzulegen, in denen alle Informationen zur Person abgelegt werden. Das Verzichten auf den Stammsatz bedeutet nur scheinbar einen geringeren Aufwand. Einmal ist ein Stammsatz bereits mit dem Eintragen der normierten Namensform vorhanden, zum anderen müssen Sie sonst jedem Eintrag die individualisierenden Elemente beigeben, die die Person von allen anderen unterscheidet. Spätestens bei der Lieferung an eine Zentraldatei wie die Zentralkartei der Autographen stehen Sie vor dem Problem, gleichnamige Personen auseinanderhalten zu müssen – wenn es Sie schon nicht stört, daß in Ihrer eigenen Datenbank wie in den nach RAK-WB geführten Katalogen alle Namen verschiedener Personen ineinandersortiert werden. Arbeiten Sie mit Stammsätzen, können Sie immer bequem in die Titelsätze die Identnummer aus dem Index einkopieren, und das Programm erledigt automatisch die Differenzierung der Registereintragungen durch Heranziehen der sonstigen Informationen, die Sie im Stammsatz abgelegt haben.

Empfohlen wird, in das Feld nur die Identnummer aus dem Register 1 einzukopieren. (Voraussetzung ist allerdings eine strenge Disziplin beim Verwalten der Identnummern.) Dazu verlassen Sie während der Erfassung mit F6 den Editor, suchen in Register 1 die betreffende Person und lassen den Registerpfeil auf der ersten Zeile stehen, die den Namen, eventuell zugehörige Daten und davon abgesetzt die Identnummer anzeigt. Dann gehen Sie zurück in die begonnene Aufnahme und drücken <Strg-Enter>. Die Identnummer steht nun in dem Feld, aus dem heraus Sie in den Index gewechselt sind; die Nummer wird von zwei Unterstrichen eingeschlossen (_p1_). Wenn Sie nach dem Abspeichern mit <F5> die kategorisierte Darstellung einschalten, sehen Sie neben der Nummer den zugehörigen Namen. Gehen Sie mit <E> in den Bearbeitungsmodus, ist nur noch das wirklich in das Feld Geschriebene zu sehen.

Wollen Sie sicherheitshalber die mit der Identnummer gemeinte Person durch Klartext bezeichnen, befürchten Sie also, es könnte in Ihrer Identnummernverwaltung etwas danebengehen, so tragen Sie den Namen zusätzlich zur Nummer ein. Dann übernehmen Sie die aus dem Stammsatz erzeugte Registerzeile, indem Sie ihr mit <Esc> und einem Großbuchstaben eine Phrase zuweisen, gehen zurück in die Erfassung und drücken <Esc> und danach denselben Buchstaben. Nun steht die Zeile vollständig im betreffenden Feld ('Name, Vorname ¨_p1_'). Sind in der einkopierten Zeile mehr als ein Leerzeichen vorhanden, so werden diese beim Abspeichern auf eines reduziert. Da sich die Ansetzungsform aber ändern kann, führen Sie eventuell überholte Namensformen mit. Aber zur Identifizierung von Namen und Nummern mag diese Form ausreichen. Mit dem Zeichen '¨' (Alt-249) wird die Identnummer in der Zeile von der Klartextangabe abgeteilt. Das Programm greift nur auf die Identnummer zu und ignoriert bei der Auswertung den zusätzlich eingkopierten Klartext.

Wenn Sie partout nur Klartext eingeben oder Fremddaten einspielen wollen, benutzen Sie dieselben Kategorienummern. Da allegro vor der Anzeige die Nummern durch Namen ersetzt, wird die Erfassungsweise für den Benutzer der Datenbank äußerlich (fast) nicht erkennbar. Personeneintragungen im Index, die mittels einer Stammsatzverwaltung erzeugt wurden, tragen am Schluß eine Markierung durch '·'(Alt-250). So wird verhindert, daß nach einer Änderung der Ansetzung im Stammsatz auch Namensformen umgesetzt werden, die nicht auf einer Stammsatzverwaltung beruhen.

Teilfeld i

Die Kennung für die Funktion steht im notwendigen Teilfeld i; und eventuell zusätzlich – in Feld #100 oder #120 ohne Folgezeichen für die Feldwiederholung – das Zeichen '*' als Kennung für die Haupteintragung, d.h. für die wichtigste Person bzw. Körperschaft.

Alle Personen mit der gleichen Funktion erhalten den gleichen Indikator, also z.B. alle Verfasser 'v', alle Künstler 'i'. Die nach dem jeweiligen Regelwerk hervorzuhebende Person / Körperschaft erhält dann in #100/120 'v*' bzw. 'i*'. Auf diese Weise wird für das Register eine Zusatzinformation leicht auswertbar, die ein bloß formaler Indikator, der lediglich Haupt- und Nebeneintragungen unterscheidet, unterschlägt. Erkauft wird dieser Vorteil durch einige redundante Angaben. So würde es an sich genügen, bei Sammelstücken 'i*' statt 'if*' einzusetzen, wenn der Sammler gemeint ist – aber nur, wenn er der einzige zu verzeichnende ist.

In der Satzart Lebensdokument erhält die Person, für die das Objekt ein Lebensdokument darstellt, im Teilfeld i den Indikator l und das Zeichen '*'. Der Urheber, z.B. der Aussteller einer Urkunde, erhält den Indikator v.

Es wäre auch möglich, sich um Regelwerke nicht zu bekümmern und die jeweils subjektiv wichtigste Person oder Institution zusätzlich zur Funktionskennung für die Textausgabe mit dem Zeichen '*' zu bedenken.

An den Indikator z wird die Funktionsbezeichnung im Klartext ohne Klammerung direkt angefügt.

Bei persönlichen Adressaten dienstlicher Schreiben (oder privat/dienstlich im umgekehrten Verhältnis) in Satzart b erhalten alle Adressaten im Teilfeld i den Indikator a. Eine Fußnote muß nicht zusätzlich angelegt werden. Komplizierte Verhältnisse können im Zusammenspiel von #331 und #359 ausgedrückt werden. Kommen als Verfasser sowohl eine Person wie eine Körperschaft in Frage, so erhalten beide Namen im Teilfeld i die Kennung 'v', der hervorzuhebende, in der Regel die Körperschaft, zusätzlich '*'. Für Feld #359 bietet sich meist die Form an: „Name Körperschaft, Name Person. Weitere Namen.“

Indikator k wird nur bei einer rudimentären Erfassung von Korrespondenzen verwendet: wenn die Briefe nicht nach Verfassern und Adressaten sortiert werden und eine Gesamtaufnahme ohne Differenzierung als zunächst ausreichend erscheint. Indikator k muß in Satzart Brief in mindestens zwei Feldern vorkommen: in Feld #100 oder #120 mit Teilfeld ik* und einem weiteren #100/#120-Feld.

Indikator y bietet eine Notlösung für Arbeiten, die auf eine Sacherschließung verzichten wollen. Sinnvoller allerdings wäre die Besetzung der Felder für die Personen- und Körperschaftsschlagwörter.

Funktionskennungen für Personen und Körperschaften

Aus arbeits- und speicherökonomischen Gründen wird meist nur die althergebrachte männliche Form benutzt.

a
Adressat, Widmungsempfänger
b
Bearbeiter
c
Gefeierte Person / Körperschaft (Festschrift)
d
Drucker / Druckerei
e
Verleger / Verlag
f
Sammler
g
Vorbesitzer. Provenienz
gf
Vorprovenienz (früherer Bestandsbildner)
gs
Nachprovenienz (späterer Bestandsbildner)
h
Herausgeber
i
Künstler
id
Illustrator
il
Lithograph / Lithographische Anstalt
im
Maler
is
Stecher
iz
Zeichner
j
Kommentator
k
Korrespondenzpartner
l
„Inhaber“ eines Lebensdokumentes
m
Mitarbeiter
n
Nachlasser, Bestandsbildner
o
Komponist
p
Porträt / Bild
q
Präses
r
Respondent
s
Schreiber
sp
Sprecher
t
Interpret
u
Übersetzer
v
Verfasser, Mitverfasser / Urheber
vt
Texter (Textdichter Musikalien)
vw
Verfasser / Urheber einer Werkausgabe, Sammlung
w
Beiträger
x
Vorwort
y
Verfasser / Urheber eines Bezugswerkes
z
Unnormiert + Funktionsbezeichnung im Klartext
z.B.: zFortsetzer, zNachwort, zAuftraggeber, zFinder, zLektor, zMitunterzeichner, zRedakteur, zRedaktion
A
Architekt / Architekturbüro
B
Buchbinder / Buchbinderwerkstatt
C
Drehbuch
H
Produzent; Hersteller
I
Illuminator
M
Musiker / Gruppe (Musikensemble)
Mc
Chor
Md
Dirigent
Mo
Orchester
Ms
Sänger
P
Photograph / Photoatelier
R
Restaurator / Restaurierungswerkstatt
T
Schauspieler / Ensemble
Tb
Bühnenbildner
Tc
Choreograph
Td
Dramaturg
Tr
Regie
Tt
Truppe
Tz
Tänzer
W
Rubrikator / Werkstatt
Z
Zensor

Zusätzlich:

*
– wichtigste Person / Körperschaft, das Zeichen wird an die Funktionskennung an der letzten, der 2., 3. bzw. 4. Position angefügt („iv*“)
?
– mutmaßliche Funktion der Person / Körperschaft, das Zeichen wird an die Funktionskennung an der letzten Position angefügt

Also: 'iv*?' = mutmaßlicher 1. Verfasser

Weitere Kennungen könnten einer besonderen Anwendung gemäß definiert werden, sie sollten aber unbedingt nur nach einer gemeinsamen Abstimmung vergeben werden.

Mögliche Eingabeformen:

  1. Nur Nummer, einkopiert aus dem Index, + Teilfeld:
    Lebensdokument:
    #100¸_p1234_il*
    Briefadressat:
    #100A_p1234_ia
    Künstler:
    #100¸_p1234_ii*
    Verfasser, Werke:
    #100¸_p1234_ivw*
    frei:
    #100B_p1234_izAuftraggeber

  2. Nur Name ohne Stammsatzverwaltung + Teilfeld:
    Photograph:
    #100¸Name,¸VornameiP*

  3. Name und Nummer als Kopie der Registerzeile + Teilfeld:
    Verfasser:
    #100¸Name,¸Vorname¸(JJJJ-JJJJ) ¨_p1234_iv*

Die Erfassung ist weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick scheint. Das Arbeiten mit einer Abfrageliste, in der Feld und Teilfeld getrennt vorgelegt werden, erleichtert die Eingabe erheblich!

Die Namensformen für die Personen- und Körperschaftsschlagworte und die Namensformen der Formalerschließung werden in einem Stammsatz verwaltet und in Register 1 zusammengeführt. Es ist daher wenig sinnvoll, diese nach sich widersprechenden Vorgaben zu bilden.

Zum Erstellen einer Personalbibliographie vgl. den Hinweis zu Kategorie #331.

Teilfeld t

Differenzierung der Registereintragungen in Sonderfällen: wenn statt der automatisch erzeugbaren Funktionsbezeichnungen die Namen in Katalogen durch andere Textzusätze erläutert werden sollen. Die so erzeugten Registerformen stehen in Register 5. Die Besetzung von Teilfeld i bleibt jedoch Pflicht!

#120 Körperschaft

Identnummer oder Name mit Teilfeld für Funktionskennung

Das Feld ist wiederholbar: #120A#120Z, #120a#120z. Vgl. Kategorie #100. Die Hinweise zur Feldbesetzung und den Kennungen in Teilfeld i gelten analog; ebenso Teilfeld t. Das Zeichen '*' im Teilfeld i als Kennung für die Haupteintragung unter dem Urheber darf nur im Teilfeld der Kategorie #120 (ohne das Folgezeichen für die Feldwiederholung) stehen.

Ist für eine Körperschaft keine genaue Funktion angebbar („unbeteiligte Körperschaft“), so entfällt das Teilfeld i.

Auswertung: Text: ja – Register: 1.

Auswertung: Teilfeld t in Register 5.

Bei der optionalen Anzeige der „normierten Sucheinstige“ für Personen und Körperschaften werden die Körperschaften aus #120a#120z nicht berücksichtigt.